Omdat werkplekken bestaan uit werknemers met verschillende achtergronden, persoonlijkheden, meningen en dagelijkse levens, is onenigheid onvermijdelijk. Om hiermee om te gaan, is het cruciaal te begrijpen waarom het ontstaat en welke opties je hebt om het op te lossen.

Veelvoorkomende redenen voor conflicten op de werkplek zijn:

• Misverstanden of slechte communicatieve vaardigheden

• Verschillende meningen, standpunten of persoonlijkheden

• Vooroordelen of stereotypen

• Verschillen in leer- of verwerkingsstijlen

• Perceptie van oneerlijkheid

Hoewel conflicten vaak voorkomen, voelen velen zich niet comfortabel om ermee om te gaan, vooral niet met collega's. Aan jou als bedrijfsleider om je teams de juiste tools aan te bieden om hier op een constructieve manier mee om te gaan.

Waarom conflictmanagement belangrijk is

Doen alsof een conflict niet bestaat, maakt het niet minder aanwezig. Het negeren van problemen kan leiden tot gemiste deadlines, onderliggende irritaties en mislukte initiatieven.

Volgens Amerikaans onderzoek vermijdt 53 procent van de werknemers “giftige” situaties door ze te ontwijken. Het vermijden van een moeilijke discussie kan een organisatie $7.500 en meer dan zeven werkdagen kosten. Dat loopt snel op: Amerikaanse bedrijven verliezen jaarlijks $359 miljard door de impact van onopgeloste conflicten.

Toegegeven: Amerika is Europa niet, maar het geeft een indicatie van waarom conflictmanagement zo belangrijk is. Als leider heb je dan ook de verantwoordelijkheid om conflictoplossing op de agenda te zetten en een veilige, productieve werkomgeving voor werknemers te creëren.

5 strategieën voor conflictoplossing op het werk

Hoewel er verschillende benaderingen zijn voor conflictoplossing, zijn sommige effectiever dan andere. Het Thomas-Kilmann Conflict Model - ontwikkeld door Dr. Kenneth W. Thomas en Dr. Ralph H. Kilmann - omvat vijf strategieën voor conflictoplossing:

• Vermijden

• Concurreren

• Toegeven

• Compromitteren

• Samenwerken

Deze worden weergegeven op een grafiek, met assertiviteit op de y-as en coöperativiteit op de x-as. In het Thomas-Kilmann model verwijst “assertiviteit” naar de mate waarin je je eigen doel probeert te bereiken, en “coöperativiteit” naar de mate waarin je probeert het doel van de andere partij te bevredigen.

Je kunt deze assen ook zien als de “belangrijkheid van mijn doel” en de “belangrijkheid van deze relatie.” Als je assertiviteit hoog is, streef je ernaar je eigen doel te bereiken. Als je coöperativiteit hoog is, streef je ernaar de andere persoon te helpen hun doel te bereiken om de relatie te behouden.

Hier is een overzicht van de vijf strategieën en wanneer je ze kunt gebruiken.

1. Vermijden 

Vermijden is een strategie die het best geschikt is voor situaties waarin zowel de relatie als het doel weinig belang hebben.

Hoewel je deze scenario's zelden op het werk zult tegenkomen, kunnen ze zich in het dagelijks leven voordoen. Stel je voor dat je in een openbare bus zit en de passagier naast je luid muziek afspeelt. Je zult die persoon waarschijnlijk nooit meer tegenkomen, en je doel van een aangename busrit is van minder belang. Vermijden van het conflict door de muziek te negeren is dan een geldige optie.

In werkconflicten — waar je doelen meestal belangrijk zijn en je waarde hecht aan het behouden van een duurzame relatie met collega's — kan vermijding schadelijk zijn.

Onthoud: sommige situaties vereisen het vermijden van conflicten, maar je zult ze waarschijnlijk niet op de werkplek tegenkomen.

2. Tegengas 

Tegengas geven is een andere strategie die, hoewel niet vaak geschikt voor werkconflicten, nuttig kan zijn in sommige situaties.

Deze conflictstijl is voor scenario's waarin je veel belang hecht aan je doel en weinig belang aan je relaties met anderen. Het is hoog in assertiviteit en laag in samenwerking.

Je kunt kiezen voor een concurrerende stijl in een crisissituatie. Bijvoorbeeld, als iemand bewusteloos is en mensen ruzie maken over wat te doen, kan jezelf assertief opstellen en de leiding nemen, helpen om die persoon sneller medische hulp te geven.

Je kunt het ook gebruiken wanneer je voor jezelf opkomt en in situaties waarin je je onveilig voelt. In die gevallen is assertief zijn belangrijker dan je relaties met anderen.

Bij gebruik van een concurrerende stijl in situaties waarin je relaties wel belangrijk zijn (bijvoorbeeld met een collega), loop je het risico het vertrouwen — samen met samenwerking, creativiteit en productiviteit — te schaden.

3. Toegeven 

De derde strategie voor conflictoplossing is toegeven, waarbij je ingeeft aan de behoeften van de andere partij. Gebruik toegeven in gevallen waarin de relatie belangrijker is dan je doel.

Bijvoorbeeld, als je een idee voor een toekomstig project in een vergadering pitcht, en een van je collega's zegt dat het een negatief effect zal hebben, kun je het conflict oplossen door je oorspronkelijke idee in te trekken.

Dit is nuttig als de andere persoon boos of vijandig is of als je zelf geen sterke mening hebt over de kwestie. Het deëscaleert onmiddellijk het conflict door je doel uit de vergelijking te halen.

Hoewel toegeven een plek heeft binnen organisatorische omgevingen, vraag jezelf af of je het gebruikt om conflicten te vermijden. Als iemand het niet met je eens is, kan simpelweg toegeven kansen voor innovatie en creatieve probleemoplossing de kop indrukken.

Als leider, let erop of je werknemers vaak terugvallen op toegeven. Als de omgeving veilig is, kan het aanmoedigen van gezonde discussie leiden tot meer samenwerking.

4. Compromitteren

Compromitteren is een strategie voor conflictoplossing waarbij jij en de andere partij bereid zijn een deel van jullie behoeften op te geven om tot een overeenkomst te komen. Het staat bekend als een “verlies-verlies” strategie, omdat geen van beiden volledig jullie doel bereikt.

Deze strategie werkt goed wanneer zowel je zorg voor je doel als de relatie matig is. Je waardeert de relatie, maar niet zozeer dat je je doel opgeeft, zoals bij toegeven.

Bijvoorbeeld, misschien tonen jij en een collega interesse in het leiden van een aankomend project. Je zou kunnen compromitteren door het project samen te leiden of te beslissen dat de een dit project leidt en de ander het volgende.

Compromitteren vereist denken op grote schaal en je trots inslikken, wetende dat je niet al je behoeften vervuld krijgt. De voordelen zijn dat jij en de andere partij waarde hechten aan jullie relatie en opofferingen doen om tot een wederzijds voordelige oplossing te komen.

5. Samenwerken 

Waar compromis een verlies-verlies strategie is, is samenwerking een win-win. In gevallen van samenwerking zijn je doel en de relatie even belangrijk, wat zowel jou als de andere partij motiveert om samen te werken aan een uitkomst die aan alle behoeften voldoet.

Een voorbeeld van een situatie waarin samenwerking noodzakelijk is, is als een van je werknemers niet goed presteert in zijn rol—tot het punt dat ze het bedrijf negatief beïnvloeden. Terwijl het behouden van een sterke, positieve relatie belangrijk is, is het ook belangrijk om een oplossing te vinden voor hun slechte prestaties. Door het conflict als een samenwerking te benaderen, kunnen jullie samen de oorzaak ontdekken en wat je kunt doen om de prestaties en de gezondheid van het bedrijf te verbeteren.

Samenwerking is ideaal voor de meeste conflicten op de werkplek. Doelen zijn belangrijk, maar het is ook belangrijk om positieve relaties met collega's te onderhouden. Bevorder samenwerking waar mogelijk om creatieve oplossingen voor problemen te vinden. Als je geen win-win idee kunt genereren, kun je altijd terugvallen op een compromis.

Meer leren over conflictmanagement? Kom naar onze opleidingen.

Leren hoe je mogelijke conflicten tijdig detecteert? Proactief reageren? Conflicten aangrijpen om relaties te versterken? Het is maar een greep uit onze opleiding rond conflictmanagement.

Deze gaat op 19 november 2024 en 21 november 2024 door bij VKW Limburg in Hasselt. Meer info? Die vind je hier!