Niet altijd leuk, maar een cruciale taak van elke leidinggevende: het voeren van moeilijke gesprekken. Of het nu gaat om een ondermaats presterende medewerker, het bespreken van een conflict, of het aankondigen van organisatorische veranderingen — het zijn vaak lastige momenten. Maar hoe kun je deze gesprekken effectief aanpakken en toch de relatie met je medewerkers behouden? Wij geven zeven tips!
Een goede voorbereiding is het halve werk. Denk na over wat je precies wilt bespreken, welke doelen je wilt bereiken, en welke vragen of reacties je kunt verwachten. Zorg dat je de feiten op een rij hebt en dat je weet welke specifieke zaken je wilt aankaarten. Dit voorkomt dat het gesprek te emotioneel of chaotisch verloopt.
Tip: Maak aantekeningen over de belangrijkste punten die je wilt bespreken. Dit helpt je om tijdens het gesprek gestructureerd te blijven.
Timing is cruciaal bij het voeren van moeilijke gesprekken. Zorg dat je een moment kiest waarop beide partijen de tijd en ruimte hebben om het gesprek rustig te voeren. Vermijd het voeren van lastige gesprekken tijdens drukke periodes of op momenten waarop emoties al hoog kunnen oplopen.
Ook de setting is belangrijk. Zorg voor een rustige, privéomgeving waarin je zonder afleidingen kunt praten. Dit zorgt voor een veilige sfeer, waarin medewerkers zich gehoord voelen en open durven te zijn.
Het is verleidelijk om in een lastig gesprek vooral te focussen op wat jij te zeggen hebt. Maar luisteren is net zo belangrijk. Actief luisteren betekent dat je echt probeert te begrijpen wat de ander voelt en bedoelt. Laat de ander zijn of haar verhaal doen en onderbreek niet te snel. Dit geeft niet alleen ruimte aan de medewerker, maar helpt jou ook om het probleem beter te begrijpen.
Vat regelmatig samen wat de ander heeft gezegd om te laten zien dat je luistert en om misverstanden te voorkomen.
Tijdens moeilijke gesprekken kunnen emoties snel oplopen, zowel bij jou als bij de medewerker. Het is daarom essentieel om kalm en professioneel te blijven, hoe lastig dat soms ook is. Focus op de feiten en vermijd emotionele uitlatingen of beschuldigingen. Probeer feedback altijd constructief te geven, waarbij je het gedrag of de situatie bespreekt in plaats van de persoon zelf aan te vallen.
Zeg liever: “Ik merk dat de deadlines de laatste tijd niet worden gehaald. Wat gaat er mis?” in plaats van: “Je bent altijd te laat met je werk.”
Een moeilijk gesprek is geen eenrichtingsverkeer. Geef je medewerker de ruimte om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen en stel open vragen. Hierdoor toon je begrip en creëer je een dialoog in plaats van een confrontatie. Dit kan helpen om samen naar oplossingen te zoeken.
Vraag bijvoorbeeld: “Hoe ervaar jij deze situatie?” of “Wat heb je nodig om dit beter te laten verlopen?”
Als leidinggevende is het belangrijk om het gesprek niet alleen te laten draaien om wat er misgaat, maar ook om naar oplossingen te kijken. Denk samen met de medewerker na over hoe het probleem aangepakt kan worden en welke stappen daarvoor nodig zijn. Zorg ervoor dat je ondersteuning biedt waar nodig, bijvoorbeeld door extra begeleiding of training aan te bieden.
Dit geeft de medewerker niet alleen een gevoel van controle over de situatie, maar zorgt ook voor een constructieve uitkomst van het gesprek.
Een goed gesprek eindigt met concrete afspraken over de vervolgstappen. Zorg ervoor dat beide partijen helder voor ogen hebben wat er van hen verwacht wordt en hoe jullie de voortgang zullen monitoren. Dit kan bijvoorbeeld door samen een actieplan op te stellen of door een vervolgafspraak te maken om de situatie na een bepaalde tijd te evalueren.
Door duidelijke afspraken te maken, voorkom je dat het probleem blijft hangen en geef je richting aan hoe het verder gaat.
Hoewel moeilijke gesprekken altijd een uitdaging blijven, kun je als leidinggevende veel doen om ze zo constructief mogelijk te laten verlopen. Met de juiste voorbereiding, een open houding, en aandacht voor oplossingen kun je lastige situaties ombuigen naar momenten van groei en ontwikkeling. Dit komt niet alleen de prestaties van je medewerkers ten goede, maar versterkt ook de band en het vertrouwen binnen je team.
Onthoud: het gaat er niet om het conflict te vermijden, maar om het gesprek aan te gaan met empathie en een open blik. Zo kun je samen naar de beste oplossingen zoeken en je team sterker maken.
Wil je meer weten over het voeren van lastige gesprekken als leidinggevende? Neem dan contact op met VKW Limburg voor workshops en trainingen op maat!