GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons en wij stelden daarom dit beleid op dat bepaalt hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.  VKW LIMBURG houdt zich in elk geval aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de GDPR.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

VKW LIMBURG VZW, met maatschappelijke zetel te 3500 Hasselt, Kunstlaan 16, en met ondernemingsnummer 0410.119.661, is de verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Indien u contact wenst op te nemen, dan kan dit via de onderstaande contactgegevens:

        VKW LIMBURG
        Kunstlaan 16
        3500 Hasselt
        info@vkwlimburg.be

Indien u ons contacteert omdat u één van uw rechten wilt uitoefenen (zie punt 7), dan verzoeken wij u om duidelijk aan te geven welk recht u wilt uitoefenen.  Gelieve zo specifiek mogelijk te zijn bij het uitoefenen van uw rechten.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van uw hoedanigheid, verzamelen wij de volgende persoonsgegevens (van natuurlijke personen):

• Van websitebezoekers: gegevens verzameld via cookies (zie cookiebeleid).
• Van leden (incl. personen binnen leden die deelnemen aan activiteiten): algemene identificatiegegevens (zoals naam, accountnaam, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail, toegekende identificatiegegevens), gegevens voor organisatie activiteiten (zoals schoen- en kledingmaat, etensvoorkeuren en voedselallergieën), financiële bijzonderheden (zoals identificatie- en bankrekeningnummers, financiële transacties); beroepsactiviteiten (waaronder aard activiteit, persoonlijke- en zakenrelaties); lidmaatschap en afspraken met VKW LIMBURG, in het bezit zijnde openbare mandaten en classificatie lid/deelnemer, samenstelling gezin en persoonlijke bijzonderheden (zoals geslacht, geboortedatum), beeldmateriaal, en alle andere persoonsgegevens die zij rechtmatig aan VKW LIMBURG verstrekken.
• Van prospecten: algemene identificatiegegevens (zoals naam, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail), beroepsactiviteiten (waaronder aard activiteit, zakenrelaties) en alle andere persoonsgegevens die zij rechtmatig aan VKW LIMBURG verstrekken.
• Van leveranciers: algemene identificatiegegevens (zoals naam, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail, identificatiegegevens toegekend aan de leverancier), financiële bijzonderheden (zoals identificatie- en bankrekeningnummers, financiële transacties); beroepsactiviteiten (waaronder aard activiteit, aard van de goederen/diensten die worden geleverd, zakenrelaties), overeenkomsten en afspraken met VKW LIMBURG, en alle andere persoonsgegevens die zij rechtmatig aan VKW LIMBURG verstrekken.
• Van sollicitanten: alle gegevens die de sollicitanten via het CV meedelen en alle andere persoonsgegevens die zij rechtmatig aan VKW LIMBURG verstrekken.
• Van anderen (zoals andere aanwezige op activiteiten): algemene identificatiegegevens (zoals naam, titel/functie, adres, gsm- en/of telefoonnummer, e-mail), gegevens voor organisatie activiteiten (zoals schoen- en kledingmaat, etensvoorkeuren en voedselallergieën), financiële bijzonderheden (zoals identificatie- en bankrekeningnummers, financiële transacties,), beeldmateriaal, en alle andere persoonsgegevens die zij rechtmatig aan VKW LIMBURG verstrekken;

Indien u ons persoonsgegevens van een derde bezorgt – zoals o.a. van uw personeel, zelfstandige medewerkers, bestuurders, vertegenwoordigers, klanten, leveranciers, partner en gezinsleden – dan garandeert u aan VKW LIMBURG dat u (a) deze persoonsgegevens rechtmatig heeft verkregen en aan VKW LIMBURG verstrekt, (b) VKW LIMBURG up-to-date persoonsgegevens verstrekt en (c) deze derde relevante informatie hebt bezorgd over het bestaan en de inhoud van dit Beleid.

3. Waarom verwerken wij de persoonsgegevens (doeleinden)?

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

3.1. Uitvoeren van de overeenkomst: het creëren en beheren van een persoonlijke account, het correct uitvoeren van het lidmaatschap (bv. organisatie activiteiten en werkgroepen) en/of de overeenkomst (bv. i.v.m. publicaties in top 500 of het ledenmagazine); communicaties i.v.m. overeenkomst, facturatie; klantenservice; het versturen van enquêtes.

3.2. Organisatie van activiteiten voor uitgenodigde derden, o.a. voor communicatie activiteit en registratie aanwezigheid/deelname.

3.3. Direct marketing: het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor activiteiten aan prospecten.  Indien u deze communicatie niet langer wenst te ontvangen dan kan u zich afmelden via de voorziene opt-out. Daarna ontvangt u van ons geen direct marketing meer over de niet langer gewenste communicatie, en stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze direct marketingdoeleinden.

3.4. Publiciteit: het gebruik van beeldmateriaal op sociale media, de website of andere publicaties in verband met publiciteit voor VKW LIMBURG. Zonder uw medeweten en toestemming worden er nooit gerichte foto’s van u gemaakt.

3.5. Sollicitantenbeheer.

3.6. Noodzakelijk voor het functioneren van onze onderneming: het verbeteren van onze dienstverlening; het verzorgen en verbeteren van de website; het voorkomen van misbruik of oneigenlijk gebruik van onze diensten,  het bewaren van persoonsgegevens als bewijs/voor het instellen van een rechtsvordering., het versturen van enquêtes zodat wij onze diensten kunnen verbeteren.

3.7. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld in het kader van antiwitwaswetgeving en terrorismebestrijding).

3.8. Algemeen: u bent niet verplicht om uw persoonsgegevens met ons te delen, maar indien u de gevraagde persoonsgegevens niet aan ons meedeelt, dan is het mogelijk dat wij u niet de gewenste diensten en/of producten kunnen leveren.

4. Rechtsgrond van de persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.1 en 3.2 is voor de verzameling van de gewone persoonsgegevens gebaseerd op de uitvoering van de overeenkomst of om, op verzoek van de betrokkene, voor de sluiting van de overeenkomst maatregelen te nemen; en voor de verzameling van de bijzonder gevoelige persoonsgegevens gebaseerd op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.3, 3.4, 3.5 en 3.6 is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van onze onderneming (enkel en wanneer het gerechtvaardigd belang van onze onderneming zwaarder doorweegt dan het belang van de betrokkenen).  De belangen werden onder punt 3.3-3.6 verder uiteengezet. Het nemen van gerichte foto’s in kader van verwerking 3.4 is weliswaar gebaseerd op de toestemming van de betrokkene.

De verwerking van persoonsgegevens onder punt 3.7 vindt plaats om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die rusten op onze onderneming.

5. Met wie delen wij de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens kunnen worden verstrekt aan contractueel verbonden partijen, partijen die in opdracht of onderaanneming van VKW LIMBURG handelen of aan andere betrokkenen indien noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of de optimalisatie daarvan (bv. deelnemerslijsten communiceren aan de deelnemers van een activiteit; noodzakelijk voor de events van VKW LIMBURG). In de wettelijk bepaalde gevallen, zijn wij wel verplicht om bepaalde persoonsgegevens mee te delen aan de welomschreven instanties.

Met toestemming van de betrokkene, kunnen ook gegevens van de leden gepubliceerd worden op de websites van VKW LIMBURG (incl. de websites van de feitelijke verenigingen).

Verder verstrekken wij geen persoonsgegevens aan ondernemingen buiten de Europese Economische Ruimte,  tenzij dat er sprake is van een adequaatheidsbesluit, standaardbepalingen, passende waarborgen, bindende bedrijfsvoorschriften of in artikel 49, lid 1 GDPR bedoelde doorgiften.

De toegang tot de persoonsgegevens is, zowel intern als extern, beperkt tot een noodzakelijk minimum, en deze personen zijn ertoe gehouden het vertrouwelijk karakter van deze gegevens in acht te nemen.

Bij een gehele of gedeeltelijk reorganisatie, fusie, splitsing, overname of verkoop van activa, zijn wij gerechtigd de persoonsgegevens over te dragen aan de betreffende derde partij.

6. Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?

We bewaren de persoonsgegevens enkel zolang dat dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de hierboven bepaalde doeleinden.  Aangezien dat de bewaartermijn afhankelijk is van het doeleinde, maar ook de soort persoonsgegevens, variëren de bewaartermijnen.

7. Welke rechten hebt u?

7.1. Recht van inzage, rectificatie of wissing

7.1.1. Inzage

U heeft het recht op inzage van uw persoonsgegevens.  Indien u dit verzoekt, bezorgen wij u een kopie van de verwerkte persoonsgegevens.

7.1.2. Rectificatie

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten aanpassen.

7.1.3. Wissing

U heeft het recht om VKW LIMBURG te vragen u gegevens te verwijderen in de in artikel 17, lid 1 GDPR bepaalde gevallen, zoals indien u uw toestemming intrekt of indien u een bezwaar maakt tegen een verwerking voor direct markting. VKW LIMBURG verwijdert uw gegevens onverwijld, tenzij dat artikel 17, lid 3 GDPR van toepassing is.  Zo zal VKW LIMBURG uw persoonsgegevens onder meer niet moeten verwijderen indien dit nodig is in het kader van het nakomen van een wettelijke verplichting.

7.2. Recht op beperking van een verwerking die op u betrekking heeft

U heeft het recht om de verwerking te laten beperken in de in artikel 19, lid 1 bepaalde gevallen, bv.: indien de juistheid van de persoonsgegevens betwist worden.

7.3. Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf verstrek heeft aan VKW LIMBURG op te vragen of te laten overdragen aan een andere onderneming.

7.4. Recht om toestemming in te trekken

U heeft het recht om ten alle tijden uw toestemming in te trekken.  Het intrekken van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming, vóór intrekking daarvan, onverlet.

7.5. Recht om een klacht in te dienen bij toezichthoudende autoriteit

Indien u niet akkoord bent met het standpunt van VKW LIMBURG, indien u opmerkingen zou hebben omtrent de uitoefening van uw rechten, of indien u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet conform de wetgeving, inclusief de GDPR, zou gebeuren, dan kan u hiervoor een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

7.6. Recht om een bezwaar te uiten tegen de verwerking

U heeft steeds het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking voor het doeleinde van direct marketing.  Praktisch gezien kan u dit door de voorzien “opt-out”. Daarna ontvangt u van ons geen direct marketing meer over de niet langer gewenste communicatie, en stoppen wij de verwerking van uw persoonsgegevens voor deze direct marketingdoeleinden.  

Uiteraard is het wel mogelijk dat wij u nog contacteren i.v.m. de uitvoering van de overeenkomst (incl. organisatie van ingeschreven activiteiten).

Bovendien heeft u ook steeds het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking gebaseerd op artikel 6, lid 1, (e) of (f) GDPR.